МІНІСТЕРСТВО Культура і мистецтв України
Харківська державна академія культури
Кафедра інформатики
Комп'ютерні системи Керування документообігом у сфері охорони здоров'я (на прікладі відділу охорони здоров'я м. Краматорськ)
ХАРКІВ - 2007
Зміст
"1-3" 1. Комп'ютерні системи управління документообігом в органах управління 6
1.1 Види комп'ютерних систем управління документообігом в органах управління ......................................... .................................................. ............................. 8
1.1.1 Система електронного документообігу СПРАВА ............................. 10
1.1.2 Система електронного документообігу ЕВФРАТ-Документообіг 1911
1.1.3 Система електронного документообігу Optima WorkFlow ......... 12
1.1.4 Система електронного документообігу LanDocs ......................... 13
1.1.5 Система електронного документообігу БОСС-Референт ............. 15
1.1.6 Система електронного документообігу DIRECTUM ................... 16
1.1.7 Система електронного документообігу NauDoc .......................... 17
1.1.8 Система електронного документообігу DocsVision ..................... 18
2. Впровадження системи електронного документообігу у відділі охорони здоров'я м. Краматорська ........................................ .................................................. ... 21
2.1 Стан документообігу та комп'ютеризації в ГЗО ................... 21
2.1.1 Характеристика лікувально-профілактичних установ міста ... 21
2.1.2 Стан документообігу у відділі охорони здоров'я та лікувально-профілактичних установах міста .................................... ................ 24
2.2 Впровадження системи електронного документообігу у відділі охорони здоров'я м. Краматорська ....................................... .................................................. .... 32
2.2.1 Розробка пропозицій щодо створення системи електронного документообігу ........................................ .................................................. ............................ 32
2.2.2 Ефективність впровадження електронного документообігу ........... 39
Висновки ................................................. .................................................. ...... 45
Програми ................................................. ................................................ 47
Список літератури ................................................ ...................................... 53
Введення
1. Комп'ютерні системи управління документообігом в органах управління
Документ є основним способом представлення інформації, на основі якої функціонує будь-яке підприємство. Інформація буває структурована, що припускає, що за її зберігання і управління відповідають бази даних і прикладні інформаційні системи, і неструктурована - просто документи. Причому може існувати однозначна залежність між структурованими і неструктурованими документами, наприклад накладна на відпуск товару транзакція в прикладній інформаційній системі про списання товару зі складу, причому тільки накладна має юридичну силу, на відміну від транзакції в базі даних. Сьогодні прийшло розуміння необхідності автоматизації зберігання і обробки неструктурованої інформації, так як її обсяги такі, що обробляти її вручну вже не представляється можливим. Однак підходи та концепції побудови систем, призначених для автоматизації документообігу мають деякі відмінності.
Існують оцінки, що до 90% часу співробітників витрачається на так звану забезпечує функцію, а саме на пошук необхідних для роботи документів. Це проблема посилюється при колективному використанні документів, коли треба знайти документи, створені іншим співробітником, і нарешті, вона стає практично нездійсненним в тому випадку, якщо організація є територіально-розподіленою. Відповідно існує можливість практично на порядок підвищити ефективність співробітників; скоротити витрати на копіювання, канцелярське приладдя тощо; скоротити час на передачу документів між виконавцями.
Процес управління потребує інтенсифікації та чіткої організації установи, аж до кожного співробітника. Таким чином, при наявності регламентації діяльності, перш за все щодо діловодства, інформаційні технології як каталізатор подальшого прогресу суспільства покликані забезпечити доступний і ефективний інструмент автоматизації на основі безпаперового діловодства та документообігу.
Безпаперове діловодство передбачає застосування комп'ютера в управлінській діяльності для зберігання, пошуку і відображення інформації, дозволяючи звести до мінімуму або виключити повністю застосування паперових носіїв.
Електронний офіс припускає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань в електронних комп'ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки. Сьогодні існує велика кількість концепцій побудови електронного офісу, зокрема фірм Microsoft, Borland, Lotus. Все частіше звертаються до поняття «workflow» - стратегії забезпечення управління прикладними програмами, необхідними для проходження потоку робіт в електронному офісі.
Впровадження інформаційних систем управління діяльністю органів державної влади передбачає організацію систем електронного документообігу в усіх органах державної влади, в тому числі і на міжвідомчому рівні, а також поширення більше 70% всього обсягу документів в електронному вигляді. Система електронного документообігу є одним з необхідних умов зниження операційних витрат на утримання державного апарату, підвищення ефективності управління ресурсами органів державної влади. При цьому система електронного документообігу повинна відповідати організаційним взаємозв'язкам всередині міністерств, дотримуватися встановлених порядки звітності, перевірки, засвідчення та видачі державних документів.
Використання системи електронного документообігу дозволяє:
· Збільшити продуктивність праці персоналу на 20-25%;
· Скоротити вартість архівного зберігання електронних документів на 80%;
· Провести інтеграцію з системами автоматизованого вводу документів, які надходять в потрібному форматі;
· Забезпечити контроль всього циклу діловодства та підвищити ефективність методів роботи над документами;
Історично в установах Росії і країн СНД склалася єдина і строго регламентована методика організації роботи з документами. Сучасні технології електронного документообігу дозволяють істотно розширити її можливості. «СПРАВА» - це програмна система, що дозволяє створити в організації повноцінний електронний документообіг і одночасно автоматизувати роботу з паперовими документами.
Це комплексне рішення, що реалізує змішаний, паперово-електронний документообіг і автоматизує всі аспекти документаційного забезпечення управлінської діяльності сучасних підприємств і організацій.
«СПРАВА» успішно використовується для автоматизації документаційного забезпечення управління підприємствами та організаціями різних сфер діяльності, а також у державних органах влади та місцевого самоврядування.
· Дозволяє автоматизувати документообіг відповідно до вітчизняними нормативами, з урахуванням сформованої практики діловодства Харківська державна академія культури
Кафедра інформатики
Комп'ютерні системи Керування документообігом у сфері охорони здоров'я (на прікладі відділу охорони здоров'я м. Краматорськ)
ХАРКІВ - 2007
Зміст
"1-3" 1. Комп'ютерні системи управління документообігом в органах управління 6
1.1 Види комп'ютерних систем управління документообігом в органах управління ......................................... .................................................. ............................. 8
1.1.1 Система електронного документообігу СПРАВА ............................. 10
1.1.2 Система електронного документообігу ЕВФРАТ-Документообіг 1911
1.1.3 Система електронного документообігу Optima WorkFlow ......... 12
1.1.4 Система електронного документообігу LanDocs ......................... 13
1.1.5 Система електронного документообігу БОСС-Референт ............. 15
1.1.6 Система електронного документообігу DIRECTUM ................... 16
1.1.7 Система електронного документообігу NauDoc .......................... 17
1.1.8 Система електронного документообігу DocsVision ..................... 18
2. Впровадження системи електронного документообігу у відділі охорони здоров'я м. Краматорська ........................................ .................................................. ... 21
2.1 Стан документообігу та комп'ютеризації в ГЗО ................... 21
2.1.1 Характеристика лікувально-профілактичних установ міста ... 21
2.1.2 Стан документообігу у відділі охорони здоров'я та лікувально-профілактичних установах міста .................................... ................ 24
2.2 Впровадження системи електронного документообігу у відділі охорони здоров'я м. Краматорська ....................................... .................................................. .... 32
2.2.1 Розробка пропозицій щодо створення системи електронного документообігу ........................................ .................................................. ............................ 32
2.2.2 Ефективність впровадження електронного документообігу ........... 39
Висновки ................................................. .................................................. ...... 45
Програми ................................................. ................................................ 47
Список літератури ................................................ ...................................... 53
Введення
В основі успішного бізнесу будь-якої фірми лежить правильність і своєчасність прийняття рішень керівництвом фірми, гнучке реагування на зміни ситуації на ринку або на підприємстві. Постійне зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, призводить до того, що доводиться отримувати, обробляти і зберігати документи в більшій кількості, ніж раніше. Традиційні методи роботи з документами стають при цьому малоефективними. Крім того, у сучасних непростих економічних умовах може втрачатися гнучкість в реагуванні на зміни ринку, внаслідок чого подальше зростання компанії зупиняється. Правильно організований документообіг дозволяє уникнути таких «хвороб зростання».
У роботі були використані матеріали, в яких були висвітлені питання електронного документообігу: А.В. Бад'їн «Електронний документообіг фірми», в якому розглядаються питання як функціонує система документообігу в організації; В. Баласанян «Концепція автоматизації вітчизняного документообігу», де автор аналізує процес автоматизації документообігу та шляхи вдосконалення; А.І. Вершинін «Електронний документ», в якому робиться докладний опис електронного документа і принципи роботи з ним. Також дуже важливим моментом є законодавча база, вивчення якої починається з Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис».
Вирішенню завдання оптимізації документообігу активно сприяє динамічний розвиток сучасних комп'ютерних та мережевих технологій. За експертними оцінками застосування електронного документообігу сприяє зростанню продуктивності праці співробітників на 25-50%, а час обробки одного документа скорочується більш ніж на 75%. Тому неоціненну роль у діяльності будь-якого підприємства відіграє ефективна система управління електронним документообігом (Уед), що забезпечує безперебійну циркуляцію інформації.
Огляд систем електронного документообігу описується в книзі А. Пахчанян «Огляд систем електронного документообігу», а ефективність системи електронного документообігу добре описується в книзі М.Ю. Круковського «Критерії ефективності систем електронного документообігу».
Управлінська діяльність в Україні, як і в усіх розвинених країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. В офісі підприємства технологія роботи з документами може бути нерозривно пов'язана з технологією його основної діяльності. Вона передбачає не тільки єдині правила документування оформлення документів, але й єдиний порядок організації руху документів (документообігу). Відповідно до нормативних вимог, документообіг організації охоплює рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Технологія управління документообігом передбачає ведення реєстраційно-контрольних форм у вигляді журналів і картотек. При цьому регламентуються склад і зміст реєстрованих реквізитів документів, а також різні форми звітності. Головна проблема традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Адже це вимагає величезних затрат праці не тільки на ведення докладних журналів і картотек у кожному підрозділі, але і на оперативне централізоване зведення відповідної інформації. Відсутність дієвої технології управління документообігом призводить, у кінцевому рахунку, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того чи іншого питання, чим конкретно зайняті виконавці.
Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відстежувати хід діловодного процесу - аж до роботи виконавців над документами на їх робочих місцях. Однак сьогодні відбувається парадоксальна річ: будь-яке поважаюче себе установа купує високопродуктивні персональні комп'ютери, які об'єднуються в локальну корпоративну мережу, що забезпечує повну технологічну підтримку «електронного документообігу», але далі використання техніки для підготовки документу в текстовому редакторі з подальшою його роздруківкою на принтері справа не йде.
Тому мета роботи - вивчення системи електронного документообігу в органах управління, а також вивчення ситуації у відділі охорони здоров'я м. Краматорська та адаптації системи для роботи в цьому відділі.
1. Комп'ютерні системи управління документообігом в органах управління
Документ є основним способом представлення інформації, на основі якої функціонує будь-яке підприємство. Інформація буває структурована, що припускає, що за її зберігання і управління відповідають бази даних і прикладні інформаційні системи, і неструктурована - просто документи. Причому може існувати однозначна залежність між структурованими і неструктурованими документами, наприклад накладна на відпуск товару транзакція в прикладній інформаційній системі про списання товару зі складу, причому тільки накладна має юридичну силу, на відміну від транзакції в базі даних. Сьогодні прийшло розуміння необхідності автоматизації зберігання і обробки неструктурованої інформації, так як її обсяги такі, що обробляти її вручну вже не представляється можливим. Однак підходи та концепції побудови систем, призначених для автоматизації документообігу мають деякі відмінності.
Існують оцінки, що до 90% часу співробітників витрачається на так звану забезпечує функцію, а саме на пошук необхідних для роботи документів. Це проблема посилюється при колективному використанні документів, коли треба знайти документи, створені іншим співробітником, і нарешті, вона стає практично нездійсненним в тому випадку, якщо організація є територіально-розподіленою. Відповідно існує можливість практично на порядок підвищити ефективність співробітників; скоротити витрати на копіювання, канцелярське приладдя тощо; скоротити час на передачу документів між виконавцями.
Процес управління потребує інтенсифікації та чіткої організації установи, аж до кожного співробітника. Таким чином, при наявності регламентації діяльності, перш за все щодо діловодства, інформаційні технології як каталізатор подальшого прогресу суспільства покликані забезпечити доступний і ефективний інструмент автоматизації на основі безпаперового діловодства та документообігу.
Безпаперове діловодство передбачає застосування комп'ютера в управлінській діяльності для зберігання, пошуку і відображення інформації, дозволяючи звести до мінімуму або виключити повністю застосування паперових носіїв.
Електронний офіс припускає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань в електронних комп'ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки. Сьогодні існує велика кількість концепцій побудови електронного офісу, зокрема фірм Microsoft, Borland, Lotus. Все частіше звертаються до поняття «workflow» - стратегії забезпечення управління прикладними програмами, необхідними для проходження потоку робіт в електронному офісі.
Впровадження інформаційних систем управління діяльністю органів державної влади передбачає організацію систем електронного документообігу в усіх органах державної влади, в тому числі і на міжвідомчому рівні, а також поширення більше 70% всього обсягу документів в електронному вигляді. Система електронного документообігу є одним з необхідних умов зниження операційних витрат на утримання державного апарату, підвищення ефективності управління ресурсами органів державної влади. При цьому система електронного документообігу повинна відповідати організаційним взаємозв'язкам всередині міністерств, дотримуватися встановлених порядки звітності, перевірки, засвідчення та видачі державних документів.
Використання системи електронного документообігу дозволяє:
· Збільшити продуктивність праці персоналу на 20-25%;
· Скоротити вартість архівного зберігання електронних документів на 80%;
· Провести інтеграцію з системами автоматизованого вводу документів, які надходять в потрібному форматі;
· Забезпечити контроль всього циклу діловодства та підвищити ефективність методів роботи над документами;
Виключити втрату документів скоротити час їх пошуку, витрати на їхню обробку і підготовку звітності.
1.1 Види комп'ютерних систем управління документообігом в органах управління
Основною метою використання інформаційних технологій у діяльності органів державної влади є підвищення ефективності механізмів державного управління на основі створення загальної інформаційно-технологічної інфраструктури. Така інфраструктура включає в себе державні інформаційні системи і ресурси, а також кошти, що забезпечують їх функціонування, взаємодія між собою, населенням та організаціями в рамках надання державних послуг.
Державна політика у сфері використання інформаційних технологій у державному управлінні покликана забезпечити координацію діяльності органів державної влади щодо створення державних інформаційних систем і підвищення ефективності бюджетних витрат у цій сфері.
У відповідності з основними напрямками соціально-економічного розвитку України на середньострокову перспективу визначаються наступні пріоритети використання інформаційних технологій:
· Підвищення ефективності та прозорості бюджетного процесу надання доступу громадянам і організаціям до відкритої інформації;
· Вдосконалення механізмів моніторингу ринку праці;
· Прогнозування потреб економіки у професійних трудових ресурсах;
· Поліпшення обслуговування громадян та ін
В даний час формуються загальні стандарти створення, інтеграції та спільного використання типових елементів інформаційно-технологічної інфраструктури органів державної влади, що дозволить забезпечити погоджений розвиток і сумісність між собою застосовуваних програмно-технічних рішень. Загальні стандарти створення типових елементів інформаційно-технологічної інфраструктури будуть визначати загальні вимоги та порядок виконання робіт з їх проектування, реалізації, впровадження, експлуатації та розвитку.
Перш за все, необхідно дати визначення того, про який тип програмного забезпечення буде йти мова. Найбільш повне визначення Систем управління документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) дає аналітична компанія IDC: «Системи управління документами (СУД) забезпечують процес створення, управління доступом і поширення великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації . Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують системи СУД включають, текстові документи, образи, електронні таблиці, аудіо-, відео - дані, і документи Web. Спільними можливостями систем СУД є створення документів, керування доступом, перетворення і безпека ».
Історично, СУД були вертикальними додатками, розробленими для використання невеликими групами фахівців, що працюють в територіальній близькості один від одного з сильно структурованими документами. За кордоном програми вертикального управління документами в основному впроваджувалися в таких областях як фармацевтичні дослідження, страхування, інженерні розробки, промислове виробництво.
У сучасних умовах система розповсюдження документів, вимоги щодо їх доступності і необхідність спільної роботи з ними ростуть експоненціально. Мають високу цінність інформаційні матеріали створюються щодня, розміщуються в глобальних мережах, поширюються в різних професійних колективах. В епоху Web формалізовані документи, доступні тільки фахівцям, які не можуть більше служити сховищем корпоративних знань. У цьому мають допомогти системи управління документами.
Таким чином, автоматизація діловодства (за допомогою СУД) необхідна для забезпечення мобільності керівництва організації і роботи самої організації.
Сьогоднішні організації вимагають істинно розподіленої архітектури управління документами, тобто такою, що задовольняє наступним вимогам: функціональність і гнучкість системи, можливість подальшої модернізації та нарощування можливостей системи (в тому числі, самостійного).
1.1.1 Система електронного документообігу СПРАВА Історично в установах Росії і країн СНД склалася єдина і строго регламентована методика організації роботи з документами. Сучасні технології електронного документообігу дозволяють істотно розширити її можливості. «СПРАВА» - це програмна система, що дозволяє створити в організації повноцінний електронний документообіг і одночасно автоматизувати роботу з паперовими документами.
Це комплексне рішення, що реалізує змішаний, паперово-електронний документообіг і автоматизує всі аспекти документаційного забезпечення управлінської діяльності сучасних підприємств і організацій.
«СПРАВА» успішно використовується для автоматизації документаційного забезпечення управління підприємствами та організаціями різних сфер діяльності, а також у державних органах влади та місцевого самоврядування.
· Дозволяє реалізувати сучасний електронний документообіг з збереженням процесів обробки паперових документів
· Надає можливість організації потоку робіт (workflow) із здійсненням контролю за рухом і виконанням документів
· Масштабованість - система може бути встановлена на одному комп'ютері, в засновницької мережі або в різних структурних підрозділах з самостійним діловодством
· Підтримує централізовану і децентралізовану схему організації діловодства
· Поставляється як в готовому, так і в замовному варіанті.
1.1.2 Система електронного документообігу ЕВФРАТ-Документообіг
Система ЕВФРАТ-Документообіг допомагає у вирішенні наступних завдань:
· Підвищення ефективності управління бізнес-процесами за рахунок поліпшення виконавської дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань, аналізу організаційно-розпорядчої діяльності;
· Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників і витрат на витратні матеріали;
· Створення єдиного інформаційного простору підприємства;
· Забезпечення надійності обліку та зберігання документації;
· Організація ефективного захисту інформації.
http://www.evfrat.ru/about/ - 2 ЕВФРАТ-Документообіг дозволяє:
1. здійснювати реєстрацію, зберігання і миттєвий пошук документів в єдиній базі даних;
2. організовувати контроль виконання доручень;
3. формувати різні журнали і звіти.
Для забезпечення конфіденційності роботи з документами всім працівникам дають права доступу, згідно з їх посадовими обов'язками та статусом в організації.
У системі можна формувати власні ролі і вказувати їх замість конкретних виконавців, що дозволяє організувати роботу в режимі тимчасового або постійного заміщення одного співробітника іншим.
Протоколювання дій користувачів, криптографічне шифрування і застосування ЕЦП [1] при узгодженні документів повністю виключає вірогідність несанкціонованого доступу.
1.1.3 Система електронного документообігу Optima WorkFlow
Комплексна система управління потоками робіт та організації конфіденційного документообігу OPTIMA-WorkFlow призначена для управління процесами створення, обробки, тиражування, збереження документів та інших інформаційних об'єктів, а також для організації та автоматизованого виконання основних процедур сучасного діловодства.
Використання системи в практичній діяльності організації дозволить значно полегшити виконання завдань виконавцям, зайнятим формуванням, узгодженням і опрацюванням документів, залучених до документообіг, і, крім того, забезпечить організації в цілому досягнення нового якісного рівня у вирішенні таких питань як:
· Організація єдиного централізованого сховища документів, його оптимальна систематизація.
· Формалізація технологічних процесів формування, узгодження та опрацювання документів, актуальність та достовірність схем їх розсилки.
· Поліпшення засобів контролю над ходом виконання процесів формування та обробки документів, регулювання та управління системою документообігу.
· Підвищення ступеня захищеності даних, залучених до документообіг, забезпечення їхньої конфіденційності за рахунок використання сертифікованих ФАПСИ систем електронно-цифрового підпису та шифрування.
· Досягнення високого ступеня незалежності роботи над документами від особистих якостей персоналу, за рахунок автоматичного виконання більшості формальних дій.
· Можливість адаптації облікових і аналітичних систем, що функціонують в організації, до процесів руху документів за їх технологічних маршрутах.
· Можливість отримання статистичних і аналітичних зведень, що характеризують різні аспекти діяльності виконавців і результати виконання робіт з обробки документів.
· Створення повнофункціональної системи контролю виконання доручень.
1.1.4 Система електронного документообігу LanDocs
Лінія програмних продуктів LanDocs розробки компанії «ЛАНІТ» призначена для побудови автоматизованих систем документаційного забезпечення управління на підприємствах різного масштабу і спеціалізації. З використанням програмної продукції LanDocs може бути реалізований цілий спектр різноманітних проектних рішень:
§ система автоматизації діловодства та документообігу, заснована на вітчизняних стандартах і нормах, практиці організації обліку документів і контролю виконання доручень в організаціях різних типів і надає різні рівні функціональності для різних категорій співробітників;
§ корпоративне сховище (архів) електронних документів, що забезпечує надійний захист документів від несанкціонованого доступу, можливість пошуку по текстах документів з урахуванням мовної морфології, протоколювання й аудит дій користувачів, пов'язаних з доступом до документів;
§ система автоматизації діяльності відомчих архівів та архівних підрозділів організацій, що забезпечує підготовку спеціалізованої звітності відомчих архівів і надає можливість реалізації спеціальних технологій масового (пакетного) введення документів на паперовій основі в електронний архів;
§ система автоматизованої підтримки ділових процесів організації, що реалізує можливість проектування та управління виконанням зумовлених маршрутних (workflow) схем обробки документів.
Інформаційна безпека перерахованих проектних рішень забезпечується спеціалізованої підсистемою безпеки, що реалізує механізми електронного цифрового підпису (в тому числі - сертифікованих ФАПСИ) для підтвердження авторства і цілісності документів, шифрування даних для їх захисту від несанкціонованого доступу, а також виконує функції Центру сертифікації ключів (підтримує сертифікати формату X.509), яка здійснює протоколювання дій користувачів в спеціальному журналі безпеки.
1.1.5 Система електронного документообігу БОСС-Референт
Система документаційного забезпечення управління БОСС-Референт - це програмний пакет, який дозволяє організаціям створювати ефективні системи управління електронним документообігом та автоматизації діловодства і тим самим забезпечити істотне підвищення ефективності роботи управлінських структур. Зокрема, створення в організації подібних систем дозволяє:· Підвищити швидкість прийняття рішень та їх якість
· Посилити контроль виконавської дисципліни
· Підвищити керованість організації
· Збільшити продуктивність роботи окремих співробітників, робочих груп, організації в цілому.
Система БОСС-Референт має велике число впроваджень і призначена для підприємств різних розмірів і форм власності:
· Великі комерційні підприємства і холдинги
· Державні органи влади
· Регіональні органи державної влади та інші державні підприємства
· Територіально розподілені підприємства
· Компанії зі складною організаційною структурою
· Компанії з великим обсягом документообігу
· Невеликі, стрімко зростаючі компанії.
Функціоналом системи БОСС-Референт можуть скористатися як керівники, так і начальники відділів, IT-фахівці, діловоди, виконавці, секретарі та інші співробітники підприємств, завдяки широкому колу автоматизованих бізнес-процесів:
· Робота з внутрішніми документами організації
· Обробка вхідних і вихідних документів
· Управління зовнішніми контактами
· Робота з договорами організації
· Організація новинних каналів і конференцій
· Ведення довідника організації в електронному вигляді
· Підтримка інженерного забезпечення господарських об'єктів організації
· Організація та планування заходів.
1.1.6 Система електронного документообігу DIRECTUM
DIRECTUM - корпоративна система електронного документообігу та управління взаємодією, націлена на підвищення ефективності роботи всіх співробітників організації в різних областях їх спільної діяльності.
Система DIRECTUM підтримує повний цикл роботи з електронними документами, при цьому традиційне «паперове» діловодство органічно вписується в електронний документообіг організації з розвинутими горизонтальними зв'язками. Крім того, DIRECTUM забезпечує ефективну організацію і контроль ділових процесів: узгодження документів, обробка складних замовлень, підготовка та проведення нарад, підтримка циклу продажів і інших процесів взаємодії.
Рішення описаних завдань забезпечують модулі системи DIRECTUM:
Управління електронними документами. Створення і зберігання різних неструктурованих документів (тексти MS Word, електронні таблиці MS Excel, малюнки Visio, CorelDraw та ін); повнотекстовий і атрибутивний пошук; версії документів і електронно-цифровий підпис; структурування документів по папках, призначення прав доступу на документи; історія роботи з документами.
Управління діловими процесами. Підтримка процесів узгодження та опрацювання документів на всіх стадіях їх життєвого циклу (docflow); видача електронних завдань і контроль їх виконання; взаємодія між співробітниками в ході бізнес-процесів; підтримка вільних і жорстких маршрутів (workflow).
Управління нарадами. Організація підготовки та проведення нарад (узгодження місця та часу, складу учасників, порядку); формування і розсилка протоколу; контроль виконання рішень наради.
Канцелярія. Реєстрація паперових документів відповідно до вимог ГСДОУ; ведення номенклатури справ з гнучкими правилами нумерації документів; контроль місцезнаходження паперових документів.
Управління взаємодією з клієнтами. Ведення єдиної бази організацій та контактних осіб; ведення історії зустрічей, дзвінків і листування з клієнтами; супровід процесу продажів у відповідності до регламентованих стадіями; планування маркетингових заходів, аналіз ефективності продажів і маркетингових впливів.
Ефективне використання системи DIRECTUM також забезпечують наступні компоненти:
Сервер реплікації. Створення територіально розподілених систем, що обмінюються в режимі off-line; ієрархічна система вторинних серверів; настроюється складу реплицируемой даних.
Сервер веб-доступу до DIRECTUM. Доступ за допомогою браузера з будь-якої точки світу до документів, завданням, завданням і т.д.
1.1.7 Система електронного документообігу NauDoc
Призначення системи NauDoc - якісно поліпшити процес роботи з документами керівників і предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами.
Переваги системи NauDoc в порівнянні з рішеннями-аналогами:
· Система є лідером серед систем свого класу (відповідно до аналізу вітчизняних систем автоматизації діловодства, проведеного журналом «Компьютерра» у жовтні 2005 року);
· Низька вартість придбання та супроводу системи в порівнянні з аналогічними рішеннями (за даними аналітичного звіту DSS Consulting від серпня 2005 року і згідно з довідником «Якісний аналіз автоматизованих систем документаційного забезпечення»);
· Простота установки, налаштування, розгортання, оновлення та підтримки;
· Гнучкість системи, можливість повноцінної настройки під конкретні процеси організації;
· Веб-інтерфейс, що дозволяє забезпечити безпеку даних і не вимагає оновлення програмного і апаратного забезпечення;
· Кросплатформеність: працездатність системи на будь-яких операційних системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS та ін;
· Можливість інтегрувати систему NauDoc з експлуатованими системами організації;
· Можливість віддаленого адміністрування системи, що дозволяє оперативно реагувати на нештатні ситуації.
1.1.8 Система електронного документообігу DocsVision
Програмна платформа DocsVision 4.0 - це нова версія комплексної платформи DocsVision, розроблена на базі найсучасніших програмних технологій і призначена для автоматизації процесів управління, документообігу і для створення інтегрованих програм. DocsVision - результат багаторічної роботи в області розробки додатків для автоматизації процесів управління та документообігу.
DocsVision забезпечує тісну інтеграцію всіх додатків, створених на базі платформи, і єдиний простір управління документами та процесами в організації.
Основні функції DocsVision:
· Автоматизація управління підприємством
· Підтримка процесного підходу в організації управління
· Автоматизація систем менеджменту якості
· Автоматизація процесів узгодження та затвердження документів
· Засоби контролю виконання документів і завдань
· Маршрутизація і доставка документів на робочі місця користувачів
· Управління процесами обробки документів
· Організація взаємодії з контрагентами і замовниками
· Автоматизація канцелярії.
Так, 29 листопада 2007 р. в Адміністрації міського округу м. Рибінськ відбулася конференція «Автоматизовані технології роботи з документами». Конференція була присвячена питанням організації ефективного управління документами в органах Державної влади, системі управління документами і бізнес-процесами DocsVision, як потужної платформи для автоматизації управління документообігом організації. У даний період йде перехід Адміністрації міського округу м. Рибінськ на систему DocsVision.
Електронний документообіг поступово входить в життя більшості українських компаній і державних відомств. Попит, як відомо, народжує пропозицію і в даний час на ринку представлено безліч систем, як вітчизняних, так і закордонних. У даній роботі розглянуті російські та українські розробки. Частку ринку займає низка малопоширених продуктів, а також локалізовані версії іноземних систем. Крім того, існує досить велика кількість компаній, що пропонують проектні рішення з реалізації централізованого електронного документообігу. 2. Впровадження системи електронного документообігу у відділі охорони здоров'я м. Краматорська
2.1 Стан документообігу та комп'ютеризації в ГЗО
2.1.1 Характеристика лікувально-профілактичних установ міста
Відділ охорони здоров'я м. Краматорська є відділом виконкому міської ради і складається з 6 чоловік. Оргструктура відображена в додатку А.
Відділ охорони здоров'я м. Краматорська створений у травні 2002 року шляхом реорганізації КМУ [2] «Центральна міська лікарня» в КМУ «Міська лікарня № 1», КМУ «Поліклініка № 4» та відділ охорони здоров'я (6 осіб).
При відділі охорони здоров'я створено інформаційно-аналітичний відділ, в якому існує 15 штатних одиниць, який є «мозковим центром».
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 1 - Вхідна та вихідна документація відділу охорони здоров'я (основні види)
| Організації, з яких роблять і в які подаються документи (адресат / адресант) | Види входять у відділ охорони здоров'я документів | Види вихідних з відділу охорони здоров'я документів | |
| Виконком Краматорської міської ради | Розпорядження, рішення, листи | Листи | |
| Лікувально-профілактичні установи м. Краматорська | Накази, листи | Накази, листи | |
| Лікувально-профілактичні установи інших міст | Листи | Листи | |
| Обласне управління охорони здоров'я Донецької облдержадміністрації | Накази, рішення, листи | Листи, накази (копії) | |
| Міністерство охорони здоров'я України | Накази, листи | Листи | |
| Правоохоронні органи м. Краматорська та інших міст | Листи | Листи | |
| Прокуратура м. Краматорська | Вимоги, листи | Листи, акти | |
| Промислові та інші організації м. Краматорська та інших міст | Листи | Листи |
1. КМУ «Міська лікарня № 1»
2. КМУ «Міська лікарня № 2»
3. КМУ «Міська лікарня № 3»
4. КМУ «Поліклініка № 1»
5. КМУ «Поліклініка № 4»
6. КМУ «Стоматологічна поліклініка № 1»
7. КМУ «Стоматологічна поліклініка № 2»
8. КМУ «Дитяче територіальне медичне об'єднання»
9. КМУ «Станція швидкої медичної допомоги»
10. КМУ «Центр здоров'я»
11. КЛПУ [3] «Міський онкологічний диспансер м. Краматорська»
12. КЛПУ «Міський наркологічний диспансер м. Краматорська»
13. КЛПУ «Міський протитуберкульозний диспансер м. Краматорська»
14. КЛПУ «Міський шкірно-венерологічний диспансер м. Краматорська»
15. КЛПУ «Міська психіатрична лікарня м. Краматорська»
16. КМУ «Станція переливання крові»
17. Будинок дитини «Антошка»
Крім того, працюють також приватні медичні установи, а також державна санітарно-епідеміологічна станція, але оскільки вони не входять у підпорядкування відділу охорони здоров'я, то надалі враховуватися не будуть.
Наведемо також склад працівників у лікувально-профілактичних закладах м. Краматорська
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 2 - Склад працівників за віком у лікувально-профілактичних закладах м. Краматорська
| Найменування | Склад працюючих за віком | Всього | ||||
| 18-30 | 31-40 | 41-50 | 51-60 | Старше 60 | ||
| Лікарі | 116 | 120 | 189 | 133 | 92 | 650 |
| Зубні лікарі | 1 | 4 | 8 | 13 | ||
| Лікарі-лаборанти з вищою немедичною освітою | 2 | 6 | 11 | 8 | 3 | 30 |
| Молодші медичні фахівці | 543 | 528 | 320 | 260 | 144 | 1795 |
| Інші | 315 | 295 | 506 | 443 | 175 | 1834 |
| Разом | 976 | 949 | 1027 | 848 | 422 | 4222 |
Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 1 - Склад працівників за категоріями в лікувально-профілактичних закладах м. Краматорська
Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 2 - Склад працівників за віком у лікувально-профілактичних закладах м. Краматорська
З діаграм видно, що більшість персоналу - молодші медичні спеціалісти або інші категорії. Третина - передпенсійного віку, молодь складає майже чверть персоналу, що добре позначиться на омолодження кадрів у майбутньому.
2.1.2 Стан документообігу у відділі охорони здоров'я та лікувально-профілактичних установах міста
Почнемо з невеликою статистики по місту.
Мережа установ міста представлена 17 лікувально-профілактичними установами з 12 структурними поліклінічними відділеннями, стаціонарними підрозділами на 1730 ліжок різного профілю, на різних об'єктах є 8 здоровпунктів. Забезпеченість поліклінічними установами та лікувальними ліжками відповідає нормативним вимогам.
Таблиця SEQ Таблиця \ * ARABIC 3 - Забезпеченість лікарями за спеціальностями
| Лікарська спеціальність | Обласний показник | Показник по місту |
| Пульмонологи | 0,12 | 0,11 |
| Терапевти | 4,8 | 4,5 |
| в т.ч. - Дільничні | 2,64 | 3,1 |
| Кардіологи | 0,61 | 0,76 |
| Ревматологи | 0,09 | 0,06 |
| Гастроентерологи | 0,19 | 0,23 |
| Ендокринологи | 0,28 | 0,35 |
| Нефрологи | 0,07 | - |
| Алергологи | 0,05 | 0,06 |
| Хірурги | 1,63 | 1,4 |
| Анестезіологи | 1,45 | 1,29 |
| Травматологи | 0,95 | 0,99 |
| Урологи | 0,3 | 0,35 |
| Стоматологи (дорослі) | 2,92 | 3,27 |
| Гінекологи | 2,53 | 2,28 |
| Педіатри | 16,44 | 18,61 |
| в т.ч. - Дільничні | 9,01 | 12,2 |
| Офтальмологи | 0,74 | 0,76 |
| Отоларингологи | 0,66 | 0,82 |
| Невропатологи (дорослі) | 1,38 | 1,40 |
| Інфекціоністи | 0,56 | 0,47 |
| Фтизіатри (дорослі) | 0,53 | 0,87 |
| Психіатри | 0,86 | 0,70 |
| Дерматовенерологи | 0,76 | 0,76 |
Малюнок SEQ Малюнок \ * ARABIC 3 - Забезпеченість лікарями за спеціальностями
З діаграми видно, що по місту значно кращі показники, ніж по області у ендокринологів, алергологів, анестезіологів, стоматологів; а також гірше у терапевтів, нефрологів, урологів.
Що стосується документообігу, то він проводиться по-старому. Вся документація складається на папері, що є мінусом при роботі з великою кількістю пацієнтів і відповідно величезної кількості даних, що обробляє інформаційно-аналітичний відділ. Все це трудомісткий процес. Наведемо кілька зразків документів (додатки Б-Е).
1. Медична карта амбулаторного хворого (форма № 025 / о) є основним первинним медичним документом хворого, який лікується амбулаторно або вдома, і заповнюється на всіх хворих при першому зверненні за медичною допомогою в даний лікувальний заклад.
На кожного хворого в поліклініці ведеться одна медична карта незалежно від того, лікується він у одного чи декількох лікарів.
Карта заповнюється в усіх лікувальних закладах, міських і сільських, включаючи лікарські пункти охорони здоров'я, які ведуть амбулаторний прийом загальний і спеціалізований.
Медична карта амбулаторного хворого заповнюється:
- У протитуберкульозних закладах;
- У шкірно-венерологічних установах;
- В жіночих консультаціях;
- У поліклініках і т.д.
На фельдшерсько-акушерських пунктах і фельдшерських здоровпунктах замість медичної карти амбулаторного хворого ведеться «Журнал реєстрації амбулаторних хворих" (форма № 074 / о).
На титульному аркуші медичної карти амбулаторний хворий передбачений місце для запису захворювань, з приводу яких хворий був взятий під диспансерний облік з вказівкою дати, взяття / зняття з обліку і причини зняття.
Хворий може перебувати на диспансерному обліку з приводу одного і того ж захворювання у декількох спеціалістів (наприклад, з приводу виразкової хвороби шлунка, хронічного холециститу у терапевта і хірурга). На титульному аркуші він записується один раз фахівцем, який перший взяв хворого на диспансерний облік.
Якщо хворий спостерігається з приводу декількох етіологічно не пов'язаних між собою захворювань у одного або декількох фахівців, то кожне з них виноситься на титульний листок.
Якщо у хворого змінюється характер захворювання, то на титульний листок форми виноситься новий діагноз без дати взяття на облік, а стара запис закреслюється.
«Листок запису заключних діагнозів" заповнюється лікарями всіх спеціальностей на кожне захворювання, з приводу якого хворий звернувся до зазначеної установи у звітному році. Захворювання, яке виявлено у хворого вперше в житті, вважається вперше виявленим і відзначається в графі 3 знаком «+» (плюс). При цьому, якщо захворювання встановлено при звертанні з приводу захворювання, то знак «+» проставляється в графу 3; якщо виявлено при профілактичному огляді, то знак «+» проставляється в графу 4.
2. «Талон на прийом до лікаря" (форма № 025-4 / о) є оперативним документом, який дозволяє правильно формувати чергу прийому пацієнтів.
У талоні (форма № 025-4 / о) на лицьовій стороні вказується прізвище, ім'я, по батькові хворого, його адреса, номер медичної карти амбулаторного хворого, номер кабінету, час явки до лікаря, прізвище лікаря.
Дані відомості заповнюються в реєстратурі або самим пацієнтом, якщо в поліклініці введена система самозапису хворих до лікаря.
На зворотному боці талона шляхом підкреслення зазначається вік хворого та причина звернення: захворювання, профогляд, щеплення, звернення, за довідкою або з інших причин.
Дану частину талона заповнює лікар або медична сестра, яка працює разом з лікарем на амбулаторному прийомі.
Правильність заповнення талона підтверджується підписом лікаря.
Талон на прийом до лікаря є підставою для заповнення "Відомості обліку відвідувань в поліклініці (амбулаторії), диспансері, консультації, вдома" (форма № 039 / о).
Термін зберігання - 1 рік після звітного періоду.
3. «Листок лікувальних призначень» (форма № 003-4 / о) є оперативним документом, який призначений для реєстрації режиму перебування хворого в стаціонарі, призначеного йому дієтичного харчування, методів обстеження, медикаментозного лікування, фізіотерапевтичних та психотерапевтичних процедур.
Заповнюється лікуючим лікарем у день госпіталізації хворого в стаціонар з внесенням необхідних корективи протягом лікування хворого. Записи (назви препаратів, процедур, місцевого лікування тощо) ведуться українською мовою, розбірливо.
Для зберігання листків лікарських призначень на період лікування хворих в стаціонарі ведеться спеціальна папка у кожному відділенні. Щодня середні медичні працівники роблять відмітки про виконання призначень.
Після виписки хворого зі стаціонару листок лікарських призначень підклеюється в «Медичну карту стаціонарного хворого" (форма № 003 / о) і зберігається разом з нею 25 років.
4. Листок непрацездатності - це багатофункціональний документ, який є підставою для звільнення від роботи у зв'язку з непрацездатністю та з матеріальним забезпеченням застрахованої особи в разі тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів.
Лицьова сторона бланка заповнюється лікуючим лікарем або молодшим медичним працівником з медичною освітою. Зворотний бік бланка заповнюється за місцем роботи застрахованої особи. Записи здійснюються розбірливим почерком, без помарок, синіми, фіолетовими або чорними чорнило.
Перераховані вище статистичні форми є джерелом отримання інформації та статистичних даних (захворюваність, відвідуваність і т.д.), яка надається у вищестоящі органи з лікувально-профілактичних установ, обробляється відділом охорони здоров'я і служить для різних цілей - складання обласних, загальнодержавних статистичних відомостей та прийняття відповідних управлінських рішень.
Таким чином, продовжується процес реформування служб охорони здоров'я міста, для покращення надання медичної допомоги, що має забезпечити виконання основних напрямів:
· Повне виконання Указів Президента України, Постанов Кабінету Міністрів України з питань охорони здоров'я;
· Нарощування кадрових, фінансових і матеріальних ресурсів на пріоритетний розвиток первинної медико-санітарної допомоги;
· Виконання принципу програмно-цільового планування та фінансування пріоритетних програм в охороні здоров'я міста;
· Реалізація комплексу заходів для подальшого розвитку та оптимізації амбулаторно-поліклінічної допомоги населенню, а саме, формування системи обслуговування хворих сімейними лікарями, максимальне надання допомоги через мережу денних стаціонарів, стаціонарів вдома, відділень хірургії одного дня;
· Продовження впровадження комплексної програми з охорони здоров'я жінок і дітей із залученням інвестицій;
· Використання позабюджетних коштів фінансування для технічного переоснащення медичних служб;
· Впровадження економічних форм управління з метою підвищення ефективного та економічного використання кадрових і матеріальних ресурсів;
· Впровадження в роботу систем медичного страхування;
· Підвищення рівня медичних заходів для формування здорового способу життя, санітарних знань населення;
· Впровадження комп'ютерних технологій у процес діагностики, систему обліку, звітності, управління охороною здоров'я, організації документообігу;
· Виконання заходів для соціального захисту медичних працівників.
Оснащення технікою - гостра необхідність на сьогодні. І це болюче питання. Грошей в бюджеті міста не вистачає. Оргтехніка є тільки в інформаційно-аналітичному відділі - 12 шт. і 70 комп'ютерів в лікувально-профілактичних установах, які використовуються в кращому випадку як друкарської машинки. Оснащення оргтехнікою теж дуже низька, так само як і знання медичного персоналу як користуватися комп'ютером та оргтехнікою.
2.2 Впровадження системи електронного документообігу у відділі охорони здоров'я м. Краматорська
2.2.1 Розробка пропозицій щодо створення системи електронного документообігу
Спочатку наведемо основні проблеми і завдання, що у більшості випадків при впровадженні автоматизованих систем управління документообігом підприємства та рекомендації щодо їх вирішення.
Перш ніж приступати до впровадження автоматизованої системи управління документообігом в організації, звичайно необхідно провести часткову реорганізацію його структури. Тому, одним з найважливіших етапів проекту впровадження, є повне і достовірне обстеження організації в усіх аспектах її діяльності. На основі висновків, отриманого в результаті обстеження, будується вся подальша схема побудови інформаційної системи. Безсумнівно, можна автоматизувати всі, за принципом «як є», проте, цього не слід робити з ряду причин. Справа в тому, що в результаті дослідження зазвичай фіксується велика кількість місць виникнення необгрунтованих додаткових витрат, а також протиріч в організаційній структурі, усунення яких дозволило б зменшити витрати, а також істотно скоротити час виконання різних етапів основних процесів.
Ефективно побудована інформаційна система не може не внести змін в існуючу технологію планування бюджетування та контролю, а також управління процесами на організації.
По-перше, одними з найважливіших для керівника особливостей інформаційної системи, є модулі управлінського обліку та фінансового контролінгу. Тепер кожне функціональне підрозділ може бути визначене як центр фінансового обліку, з відповідним рівнем фінансової відповідальності його керівника. Це в свою чергу підвищує відповідальність кожного з таких керівників, і надає в руки вищих управлінців ефективний інструментарій для чіткого контролю виконання окремих планів і бюджетів.
При наявності автоматизованої системи управління документообігом підприємства, керівник здатний одержувати актуальну і достовірну інформацію про всі зрізах діяльності компанії, без тимчасових затримок і зайвих передатних ланок. Крім того, інформація подається керівнику у зручному вигляді «з листа» за відсутності людських факторів, які можуть упереджено або суб'єктивно трактувати інформацію при передачі. Однак справедливо було б помітити, що деякі керівники не звикли приймати управлінські рішення за інформацією в чистому вигляді, якщо до неї не докладено думка людини, яка її доставив. Такий підхід в принципі має право на життя і при наявності автоматизованої системи управління документообігу підприємства, однак часто він негативно відбивається на об'єктивності управління.
Впровадження автоматизованої системи управління документообігом підприємства вносить істотні зміни в управління бізнес-процесами. Кожен документ в інтегрованій системі створюється автоматично, на підставі первинного документа, що відкрив процес. Співробітники, відповідальні за цей процес лише контролюють і, при необхідності, вносять зміни в позиції побудованих системою документів.
Не варто думати, що працювати за наявності автоматизованої системи документообігу, управління підприємством стане простіше. Навпаки, істотне скорочення паперової тяганини прискорює процес і підвищує якість послуг в цілому, а все це вимагає більшої зібраності, компетенції і відповідальності виконавців. Можливо, що існуюча виробнича база не буде справлятися з новим потоком інформації, і в неї теж потрібно буде вносити організаційні та технологічні реформи, які згодом позитивно позначаться на діяльності організації.
При впровадженні автоматизованих систем управління організацією в більшості випадків виникає активний опір співробітників на місцях, яке є серйозною перешкодою для консультантів і цілком здатне зірвати або суттєво затягнути проект впровадження. Це викликано декількома людськими чинниками:
· Звичайним страхом перед нововведеннями, консерватизмом (наприклад, медичному працівникові, який пропрацював 30 років з паперовою картотекою, звичайно психологічно важко пересідати за комп'ютер);
· Побоювання втратити роботу або втратити свою незамінність;
· Боязнь істотно збільшується відповідальності за свої дії.
Керівники організації, що прийняли рішення автоматизувати документообіг своєї організації, в таких випадках повинні всіляко сприяти відповідальній групі фахівців, що проводить впровадження автоматизованої системи управління організацією, вести роз'яснювальну роботу з кадрами, і, крім того створити у співробітників всіх рівнів тверде відчуття неминучості впровадження.
Наділити керівника проекту впровадження достатніми повноваженнями, оскільки опір іноді (часто підсвідомо, або в результаті невиправданих амбіцій) виникає навіть на рівні топ-менеджерів. Завжди підкріплювати всі організаційні рішення з питань впровадження виданням відповідних наказів та письмових розпоряджень.
На деяких етапах впровадження проекту тимчасово зростає навантаження на співробітників підприємства. Це пов'язано з тим, що крім виконання звичайних робочих обов'язків, співробітникам необхідно освоювати нові знання і технології. Під час проведення дослідної експлуатації і при переході до реальної експлуатації системи протягом певного часу доводиться вести справи, як і в новій системі, так і продовжувати ведення їх традиційними способами (підтримувати паперовий документообіг і існували раніше системи). У зв'язку з цим, окремі етапи проекту впровадження системи можуть затягуватися під приводом того, що у співробітників і так вистачає термінової роботи по прямому призначенню, а освоєння системи є другорядним і відволікаючим заняттям. У таких випадках керівнику організації, крім ведення роз'яснювальної роботи з ухиляються від освоєння нових технологій співробітниками необхідно:
· Підвищити рівень мотивації співробітників до освоєння системи в формі заохочень і подяк;
· Вжити організаційних заходів до скорочення терміну паралельного ведення справ.
Впровадження більшості великих систем автоматизації управління організацією проводиться за такою технологією: формується невелика (3-6 чоловік) робоча група, яка проходить максимально повне навчання роботі з системою, потім на цю групу лягає значна частина роботи по впровадженню системи і подальшого її супроводу.
Особливо важливим питанням є вибір керівника такої групи та адміністратора системи. Керівник, крім знань базових комп'ютерних технологій, повинен володіти глибокими знаннями в області ведення бізнесу та управління. У вітчизняній практиці, при впровадженні систем таку роль, як правило, грає начальник відділу АСУ або йому аналогічного. Основними правилами організації робочої групи є наступні принципи:
1. Фахівців робочої групи необхідно призначати з урахуванням наступних вимог: знання сучасних комп'ютерних технологій (і бажання освоювати їх у подальшому), комунікабельність, відповідальність, дисциплінованість.
2. З особливою відповідальністю слід підходити до вибору і призначенням адміністратора системи, тому що йому буде доступна практично вся корпоративна інформація;
3. Можливе звільнення фахівців з групи впровадження в процесі проекту може вкрай негативно позначитися на його результатах. Тому членів групи слід вибирати з відданих і надійних співробітників і виробити систему підтримки цієї відданості протягом усього проекту;
4. Після визначення співробітників, що входять у групу впровадження, керівник проекту повинен чітко розписати коло вирішуваних кожним з них завдань, форми планів і звітів, а також довжину звітного періоду. У найкращому разі, звітним періодом повинен бути один день.
Отже, необхідно запровадити електронний документообіг у ГЗО і пов'язаних з ним організацій. Перше питання, яке виникає перед ухваленням рішення про впровадження системи документообігу: «А що нам це дасть?». І мова тут йде, в першу чергу, про отримання реальної віддачі від впровадження електронного документообігу в організації.
Основні особливості електронного документообігу:
· Оперативність пошуку потрібного документа: час пошуку необхідного документа скорочується з декількох годин до декількох секунд;
· Прискорення обміну інформацією всередині організації: передача документів в електронній формі не вимагає фізичного переміщення паперів і відбувається миттєво;
· Надійний контроль за проходженням документа: система зберігає інформацію про все життєвому циклі документа, а також користувачів, відповідальних за даний документ;
· Зниження ризиків втрати або псування документа: оскільки користувачі працюють з електронними копіями документів, ризики втрати і псування оригіналу зводяться до мінімуму;
· Зниження ризику несанкціонованого доступу до документів: надійність і безпека зберігання електронних версій документа в порівнянні з паперовими аналогами дозволяє здійснити надійний захист і контролювати доступ до документів;
· Відсутність необхідності багаторазового копіювання та роздрукування: узгодження і підписання всіх внутрішніх документів організації не вимагає «твердих копій», що значно знижує витрати на витратні матеріали;
· Різке зниження вартості архівного зберігання електронних документів і оперативність доступу до архівної інформації: при загальній тенденції до підвищення довговічності і надійності електронних носіїв та їх стрімкому здешевленні відбувається економія як за рахунок вартості носія, так і за рахунок площ, займаних архівом;
· Система нагадувань користувачам про видані завданнях: електронний документообіг повідомляє користувачів про наближення контрольних точок, тим самим виключаючи «забудькуватість» співробітників;
· Інструмент для оцінки завантаження та ефективності роботи персоналу: оскільки всі дії користувачів фіксуються в системі, існує можливість оцінити ступінь завантаженості кожного співробітника і його старанність;
· Накопичення корпоративних знань, прискорене навчання і взаємозамінність працівників: система єдиного сховища документів та завдань з функцією повнотекстового пошуку дозволяють оперативно вибирати документи з потрібних питань, при зміні співробітників необхідна лише коректування прав доступу.
Наслідками переходу на електронний документообіг є:
· Зменшення накладних витрат на доставку, обробку та зберігання документів;
· Скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників;
· Зниження фінансових втрат, пов'язаних з несвоєчасним отриманням або втратою документів, а також витіканням комерційної інформації;
· Підвищення рівня обслуговування клієнтів;
· Зміцнення виконавської дисципліни;
· Скорочення часу адаптації нових співробітників, що особливо важливо при розширенні бізнесу.
Пропонується запровадити інформаційну систему DocsVision внаслідок її доступності у порівнянні з іншими аналогами, яка б забезпечувала більшу продуктивність праці персоналу, звільнення від паперової роботи і перехід на нові технології.
Результатом ефективного впровадження системи документообігу є реальні конкурентні переваги: зростання продуктивності праці, підвищення ефективності управління, збільшення відповідальності співробітників. Співробітники забезпечуються актуальною інформацією, підвищується рівень надаваних послуг. При цьому відбувається зниження внутрішніх витрат і ризиків, забезпечується безпека зберігання конфіденційної інформації.
Необхідно обладнати робочими місцями з встановленим програмним забезпеченням відділ охорони здоров'я та лікарів міста.
Крім усього іншого система електронного документообігу має на увазі економічну ефективність від впровадження. Це виходить з того, що відбувається автоматизація процесів управління. У даному випадку відбудеться скорочення посади медстатистики в лікувально-профілактичних установах міста в кількості 7 осіб та в інформаційно-аналітичному відділі при СОЗ - 3 оператори комп'ютерного набору. Про ефективність впровадження системи піде мова в наступному пункті.
2.2.2 Ефективність впровадження електронного документообігу
Вкрай бажано довести специфікації розроблюваних систем до гранично можливої стандартизації. Стандартизації підлягають структури баз даних, їх таблиць, назви папок, категорії документів, категорії користувачів, інтерфейси користувача, формати обміну документами. Це вкрай важливо для спрощення процедури взаємодії організацій та забезпечення широкого доступу користувачів до документів та архівів.
Сьогодні одним з ефективних способів аналізу критичних ситуацій, а також функціонування складних організаційно-технічних комплексів є системи ситуаційного моделювання. Ситуаційне моделювання дозволяє вирішувати такі завдання, як моніторинг даних, аналіз тенденцій розвитку ситуації, прогнозування та моделювання поведінки на стратегічному та оперативному рівнях. Системи ситуаційного моделювання є універсальним інструментом управління та підтримки прийняття рішень в найбільших організаціях, органах державної влади та інших різних компаніях. Найважливішим компонентом СЦ є кошти динамічного моделювання, що дозволяють прорахувати можливі наслідки різних варіантів розвитку подій. У процесі ситуаційного моделювання використовуються методи оптимізації для пошуку найкращого рішення, оцінки ризиків і прогнозування.
Однією з ключових завдань органів влади є створення систем управління ресурсами для підтримки всіх функцій управління - від визначення цілей до контролю виконання.
Переваги і результат використання:
· Оперативне отримання достовірної та цілісної інформації в режимі реального часу дозволяє швидко приймати оптимальні рішення. Широкі аналітичні можливості допомагають своєчасно виявляти потенційні проблеми і усувати негативні тенденції ще до того, як можуть виникнути реальні проблеми.
· Підвищення продуктивності, ефективності та оперативності за рахунок об'єднання всіх учасників процесу в рамках комплексних сценаріїв.
· Можливість розгортання додаткової функціональності відповідно до потреб організації, що допомагає оптимізувати інвестиції.
· Можливість адаптації до змін, за рахунок успішної інтеграції рішення в комплексні процеси та переваги новітніх технологій для роботи через Інтернет.
· Розгортання рішення «Управління ресурсами підприємства» передбачає лише мінімальне втручання в існуючі процеси.
На сьогоднішній день соціально-економічні умови диктують необхідність:
· Оптимізації витрат на охорону здоров'я;
· Створення системи управління галуззю;
· Впровадження сучасних технологій;
· Забезпечення для громадян реальної доступності медичної допомоги;
· Істотного скорочення часових циклів «момент звернення до лікаря - завершена медична послуга».
Важливим для зручності населення та підвищення ефективності медичної допомоги є запровадження електронних карт здоров'я населення і створення центрів обробки та збереження медичних даних. Це дозволить зробити інформацію про стан здоров'я громадянина доступною, незалежно від місця його знаходження. Визнано за необхідне якнайшвидше створення системи моніторингу наявності ліків в аптеках з доступом через Інтернет. Підвищенню ефективності роботи швидкої допомоги могло б сприяти створення системи професійного радіозв'язку з оснащенням транспортних засобів та лікувальних закладів відповідним обладнанням.
Наявність різних потоків пацієнтів і територіально-розподілена структура роблять вкрай важливою завдання планування робочого часу лікаря. Ця задача вирішена за допомогою календаря лікаря, яким керує сам лікар, інші лікарі, реєстратори та диспетчери.
Для сильно завантажених лікарів поліклініки оформляється попередній запис. Цей інструмент сумісний з графіками, доповнюючи їх інформацією про вільні номерками протягом робочого дня. Наприклад, лікар-терапевт у понеділок, вівторок і середу ведуть прийом з 9 до 18 по електронним «талонами», у четвер - без талонів, оскільки йдуть попередні медогляди при прийомі на роботу, у п'ятницю - з 9 до 17 за талонами.
Система призначена для повної автоматизації лікувально-профілактичних установ стаціонарного типу. Дозволяє керувати ліжковим фондом, вести електронні історії хвороби пацієнтів з електронним підтвердженням результатів призначень і методів лікування кожного лікаря, формувати заявки (вимоги) з відділень в аптеку, враховувати хірургічну діяльність з плануванням необхідних ресурсів персоналу та приміщень і багато іншого.
Виявлення прихованих резервів у роботі медичного закладу на основі врахування витрат на всіх рівнях. Це дозволяє виявити причини неефективності роботи лікувально-профілактичних установ (такі як невиправдані повторні дослідження, надлишкову тривалість лікування, надання палат підвищеної комфортності без відповідної оплати, амбулаторні послуги, не пов'язані з основним захворюванням, і т.п.), прийняти необхідні управлінські рішення щодо оптимізації всіх витрат з урахуванням виявлених причин. На основі «Фінансової картки пацієнта», що включає видаткову частину (облік всіх наданих послуг) і дохідну (облік джерел фінансування), вести медико-економічний аналіз роботи лікувально-профілактичних установ, виявити структуру витрат. Дозволяє зіставляти медичну ефективність лікування однієї і тієї ж патології в різних установах.
По кожному випадку слід розглядати питання доцільності витрат. Таким чином, вдається виявити невиправдані повторні дослідження, надлишкову тривалість лікування, надання палат підвищеної комфортності без відповідної оплати, амбулаторні послуги, не пов'язані з основним захворюванням, і т.п.
Підсумовуючи доходи і витрати по лікуючим лікарям, відділенням, профілів лікування тощо, за схожих результати лікування, можна зіставити ефективність роботи співробітників і підрозділів, компетентність клініки в лікуванні захворювань різного профілю.
Лікарня може отримати від впровадження системи електронного документообігу (СЕД) тактичні та стратегічні переваги.
Тактичні переваги пов'язані, в основному, зі скороченням витрат різних видів. Вони досить легко визначаються і виражаються у чисельній формі (наприклад, на основі підрахунку того, скільки можна прибрати шаф для зберігання документів і яка корисна площа при цьому буде звільнена, скільки серверів, на яких часто зберігається багато копій одних і тих самих документів, можна буде використовувати для інших цілей та ін.) Отже, до тактичних відносяться такі типи переваг:
· Фізичне звільнення місця;
· Зменшення витрат на друк і копіювання;
· Зменшення витрат на доставку інформації у паперовому вигляді;
· Зменшення витрат на ресурси (люди та обладнання);
· Загальне зростання продуктивності праці: більш швидке виконання робіт, збільшення їх об'єму та кількості, підвищення якості робіт з даними / записами (документами, що мають юридичні зобов'язання), можливість виконання нових типів робіт і ін
При розрахунку повернення інвестицій в СЕД (внаслідок тактичних переваг) можна використовувати дані Siemens Business Services: 30% часу робочих груп витрачається на пошуки та узгодження документів, 6% документів безповоротно губляться. Кожен внутрішній документ копіюється до 20 разів. На 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу. Вартість архівного зберігання електронних документів на 80% нижче, ніж паперових.
До стратегічних відносяться переваги, пов'язані з оптимізацією ключових процесів організації. За рахунок цієї оптимізації підвищується якість роботи, обслуговування та прийнятих рішень. Дані переваги кількісно виміряти вже складніше внаслідок їх слабкої формализуемости. Самі стратегічні переваги можна розділити на 2 великі групи.
Середній рівень складності СЕД: Більш висока доступність інформації. Підвищення якості обслуговування клієнтів, швидкості реагування на їх запити. Підвищення контрольованості бізнес-процесів. Підвищення якості послуг.
Високий рівень складності СЕД: Підвищення оперативності та якості прийняття рішень. Посилення ступеня контролю з боку керівництва. Забезпечення відповідності роботи підприємства чинному законодавству і нормативно-правовим актам. Прискорення виведення на ринок нових послуг. Поліпшення морального клімату і ступеня задоволеності співробітників своєю працею.
Крім перерахованого ефекту від впровадження можна порахувати економічний ефект від впровадження електронного документообігу.
Для технічної реалізації проекту необхідно 70 комп'ютерів. Купівля системи DocsVision обійдеться в 87600 грн. для організації до 100 осіб. Крім цього для медичних установ в даний момент часу є знижка 65%. Таким чином, отримаємо вартість системи 30660 грн.
Ефект від скорочення отримаємо наступний. Зарплата скорочуваних штатних одиниць становить 7300 грн. / міс. Що за рік дає 87600 грн.
Окупність проекту 5 місяців.
Отже, впровадження системи електронного документообігу надасть також і економічний ефект.
Висновки
Проблеми управління потоками документів актуальні для будь-якої організації. Але особливу гостроту ці проблеми набувають при переході на нові комп'ютерні технології, коли звичні паперові документи замінюються електронними.
В даний час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства та документообігу говорить про благополуччя установи і його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість у максимально успішному виконанні дорученої справи.
Автоматизована система представляє можливість здійснювати оперативний і ефективний обмін інформацією між всіма ділянками процесу, дозволяє скоротити час, необхідний на підготовку конкретних завдань, виключити можливість появи помилок підготовки звітної документації.
Впровадження автоматизованої системи забезпечить зручність в роботі, раціональну організацію виробництва і зниження психологічних навантажень. Також знизяться фізіологічні навантаження, тому що з впровадженням відповідного програмного забезпечення час, витрачений на цю ж роботу, істотно зменшиться. Це позитивно вплине на працездатність працівника, призведе до зменшення кількості оброблюваної інформації, а також у персоналу з'явиться додатковий час для аналізу і прийняття управлінських рішень.
Впровадження автоматизованої системи управління підприємством, як і будь-яке серйозне перетворення в організації, є складним і часто болючим процесом. Тим не менш, деякі проблеми, що виникають при впровадженні системи, досить добре вивчені, формалізовані і мають ефективні методології рішення. Завчасне вивчення цих проблем і підготовка до них значно полегшують процес впровадження і підвищують ефективність подальшого використання системи.
Перед тим, як здійснювати проект впровадження максимально необхідно формалізувати його цілі; обов'язково проводити стадію передпроектного аналізу. Залучити професійних консультантів для обстеження організації і постановки завдань (витрати неодмінно окупляться); необхідно старанно підходити до вибору програмного забезпечення для побудови корпоративної інформаційної системи, так як помилки дорого обходяться.
Подивитись як можна більше систем, і подивитися їх «живцем», а не з маркетингових матеріалами розробників. Розробляти систему силами своїх програмістів не дасть бажаного результату. Готові системи розробляються спеціалізованими колективами протягом багатьох років і мають реальну собівартість набагато вище продажної ціни - відомий парадокс характерний для програмних та інтелектуальних продуктів.
Можна встановити високий пріоритет процесу впровадження системи, серед інших організаційних і комерційних процесів і наділити високими повноваженнями керівника проекту. Створити серед всіх співробітників підприємства атмосферу невідворотності впровадження і постаратися організаційними заходами підвищити темп освоєння нових технологій. Впровадження автоматизованої системи управління організації як ремонт - його неможливо закінчити, можна лише припинити. Так що впровадження, по суті, ніколи не закінчиться, система повинна весь час удосконалюватися в процесі своєї експлуатації разом з прогресом інформаційних технологій і методологій управління діяльністю організації.
Список літератури
1. А.В. Бад'їн. Електронний документообіг фірми / / Діловодство 1999. - № 1. - С. 34 - 39.
2. Балабанов І.Т. Інтерактивний бізнес. - СПб: Питер, 2006. - 128 с.: Іл. - (Серія «Короткий курс»).
3. Баласанян В. Концепція автоматизації вітчизняного документообігу / / Відкриті системи - 2001. № 1
4. Гавердовский А. Концепція побудови систем автоматизації документообігу / / Відкриті системи - 2000. № 1
5. Вершинін А.І. Електронний документ: Учеб. - Практ. посібник / А.П. Вершинін. - М.: Городец - издат, 2003. - 247 с.
6. Закон України «Про Електронні документи та електронний документообіг» / / Відомості Верховної Ради (ВВР). - 2003. - № 36. - Ст. 275.
7. Закон України «Про електронний цифровий підпис».
8. І. Антоненко. Проект Концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ІSО 15489 «Інформація та документація. - Управління документацією »/ / Студії з арх. справи та документознавства. - К.: Держкомархів України УНДІАСД Європейський ун-т, 2004. - Т. 11. - С. 172 - 177.
9. Кармінський А.М., Нестеров П.В. Інформатизація бізнесу. - М.: Фінанси і статистика, 2005. - 416 с.: Іл.
10. Корнєєв І.К. Організація технологій офісної діяльності: Монографія / ГУУ. - М., 2001. - 204 с.
11. Круковський М.Ю. Критерії ефективності систем електронного документообігу / / Системи підтрімкі Прийняття рішень. Теорія і практика - 2005. - С. 107 - 111.
12. Кузнєцов С.Л. Вибір і дослідне впровадження системи електронного архіву / / Секретарська справа - 2001. № 3
13. М. Черненко, С. Слєпцов. Принципи класифікації управлінських інформаційних систем / / Корпоративні системи. - 2004. - № 1.
14. Милославська Н.Г., Толстой А.І. Інтрамережі: доступ в Internet, захист: Учеб. посібник для вузів. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2002 - 527 с.
15. Пахчанян А. Огляд систем електронного документообігу / / Директор інформаційної служби. - 2001. № 2
16. Проект Національного стандарту України «Інформація та документація. Управління документацією »(ISO 15489-1« Information and documentation - Records management »). - К.: Держстандарт України, 2005.
17. Романов Д.А., Ільїна Т.М., Логінова А.Ю. Правда про електронний документообіг. - ДМК Пресс. - 2002.
18. Серпик Г.А. Сучасні системи управління документальними середовищами / / Діловодство. - 2006. - № 1. - С. 24.
19. Системи Управління Документами, Олексій Жданов, 2003 р., http://www.naumen.ru/go/company/divss/judgement
20. Системи електронного управління документами: огляд, класифікація та оцінка повернення від впровадження www.mdi.ru
21. Страстенко В.В. НТЦ ІРМ. Для чого потрібна автоматизація діловодства. http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html
22. www.IT.ru Електронний документообіг - Системи документаційного забезпечення управління.
23. www.cmdsoft.ru - Автоматизовані системи управління підприємством.
24. www.cland.ru - Центр Комп'ютерних технологій: Система керування електронним документообігом N-System.
25. www.docsvision.com
26. www.eos.ru - Електронні офісні системи - Системи документаційного забезпечення.
27. www.moz.gov.ua - Міністерство охорони здоров'я України
Додаток А
SHAPE \ * MERGEFORMAT
Начальник відділу |
Заст. з питань материнства та дитинства |
Заст. з надання медичної допомоги дорослому населенню |
Заст. з економічних питань |
Інформаційно-аналітичний відділ при ГЗО Зав. МАО |
Медстатистики |
Лікар статистик |
Оператори комп'ютерного набору |
Медрегістратор |
Медсестра з доставки медикаментів |
Бухгалтерія |
Відділ кадрів |
Юрисконсульт |
Інженер з охорони праці |
Інженер з цивільного захисту населення |
Головний бухгалтер |
Заст. головного бухгалтера |
Економіст |
Бухгалтер |
[1] ЕЦП - електронно-цифровий підпис
[2] комунальне лікувальний заклад
[3] КЛПУ - комунальне лікувально-профілактичний заклад